Wer jetzt noch nicht gemeldet hat, riskiert Ärger mit dem Finanzamt
Wer sein Kassensystem noch nicht beim Finanzamt gemeldet hat, sollte jetzt handeln. Die Übergangsfristen sind abgelaufen, die Meldepflicht gilt ohne Ausnahme und Verstöße können teuer werden.
Lange war die Kassenmeldepflicht in Deutschland ein Thema, das viele Betriebe auf die lange Bank geschoben haben. Doch die Schonfrist ist abgelaufen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das Mitteilungsverfahren für elektronische Kassensysteme in Betrieb. Seit dem 1. Juli 2025 gilt die Meldepflicht verbindlich für alle neu angeschafften Systeme. Ältere Kassensysteme mussten spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
Kurz gesagt: Wer heute noch keine Meldung vorgenommen hat, befindet sich im Verzug.
Was genau muss gemeldet werden?
Die Meldepflicht betrifft sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme. Dazu zählen unter anderem:
- • Registrierkassen
• Tablet-Kassensysteme
• POS-Software auf Computern
• Mobile Kassengeräte
• Self-Checkout-Lösungen
Für jeden Standort müssen alle eingesetzten Systeme gemeinsam gemeldet werden.
Von der Meldepflicht ausgenommen sind lediglich offene Ladenkassen sowie rein analoge Registrierkassen ohne elektronische Datenerfassung.
So funktioniert die Meldung
Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch. Papierformulare werden nicht akzeptiert.
Wer nur wenige Kassensysteme betreibt, kann das Online-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ direkt über Mein ELSTER nutzen.
Unternehmen mit mehreren Kassen oder Filialstandorten verwenden häufig den XML-Upload oder lassen die Meldung durch ihren Steuerberater beziehungsweise über die Kassensoftware automatisiert übermitteln.
Für die Meldung werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
- Seriennummer des Kassensystems
- Seriennummer der eingesetzten TSE
- Art des Kassensystems
- Anschaffungsdatum
- Angaben zur Betriebsstätte
Was droht bei Versäumnis?
Wer die Meldepflicht verletzt, riskiert empfindliche Konsequenzen.
Nach § 379 AO können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Darüber hinaus ist das Finanzamt berechtigt, Umsätze zu schätzen, wenn erforderliche Meldungen fehlen oder unvollständig sind.
Besonders kritisch wird es, wenn bereits gemeldete Daten nicht mehr aktuell sind – etwa nach einem Kassentausch oder dem Austausch der Technischen Sicherheitseinrichtung. Spätestens bei einer Kassen-Nachschau kann dies zu erheblichen Problemen führen.
Der Zusammenhang mit der TSE-Pflicht
Die Kassenmeldepflicht steht in direktem Zusammenhang mit der bereits seit 2020 geltenden TSE-Pflicht.
Jede elektronische Kasse muss mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese dokumentiert sämtliche Kassenvorgänge manipulationssicher.
Die TSE-Daten – insbesondere Seriennummer und Zertifikatskennung – gehören zu den Pflichtangaben der Kassenmeldung.
Unternehmen, die bisher keine TSE nachgerüstet haben, stehen daher gleich vor zwei Aufgaben:
- SE installieren
- Kassensystem ordnungsgemäß melden
Was kommt als Nächstes?
Auch 2026 bleibt das Thema Kassensysteme in Bewegung.
Im Koalitionsvertrag der Bundesregierung ist für den 1. Januar 2027 eine allgemeine Registrierkassenpflicht für Unternehmen ab 100.000 Euro Jahresumsatz vorgesehen. Der endgültige Gesetzesentwurf steht zwar noch aus, die politische Richtung ist jedoch eindeutig.
Wer bereits heute ein rechtskonformes und ordnungsgemäß gemeldetes Kassensystem einsetzt, ist aufzukünftige Anforderungen deutlich besser vorbereitet.
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